Tổ chức tiệc tất niên công ty cho nhà máy: nhà bạt hay thuê sảnh

Giả sử nhà máy có khoảng 800 công nhân viên làm ba ca, ban tổ chức tiệc tất niên công ty sẽ có bốn việc phải quyết sớm: dựng nhà bạt trong sân hay thuê sảnh, xếp ca và xe đưa đón, phòng những chỗ dễ hỏng, và chuẩn bị hồ sơ cho phòng mua hàng. Ngày tiệc trong bài là ngày giả sử, thứ Sáu 15/01/2027. Hai mốc đầu tính từ ngày đăng bài 10/11/2026, còn các mốc sau tính ngược từ ngày tiệc. Chi phí tổng thể và cách làm việc với FMD được trình bày ở trang tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại Hải Phòng.

Tiệc tất niên công ty: dựng nhà bạt trong sân hay thuê sảnh

Nếu sân nhà máy đủ rộng và có điện ổn định, doanh nghiệp nên dựng nhà bạt ngay trong sân để công nhân dự tiệc tại nơi làm việc, không phải đưa cả 800 người tới sảnh. Nếu sân hẹp, hoặc ban giám đốc ngại mưa rét tháng 1, doanh nghiệp nên thuê sảnh và tính thêm chi phí xe.

FMD Event, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp Hải Phòng, từng dựng nhà bạt và sân khấu LED cho chương trình Trung thu 2025 của công đoàn một nhà máy điện tử, tổ chức ngay trong sân nhà máy. Nếu doanh nghiệp nghiêng về phương án dựng trong sân, phòng nhân sự nên cùng bộ phận kỹ thuật của nhà máy tính ngay từ đầu nguồn điện, lối đi và nhà vệ sinh cho 800 người.

Bảng dưới đây tính cho 800 người, đã cộng sẵn 10% dự phòng nhưng chưa gồm VAT và xe đưa đón. Đây là mức tham khảo từ giá niêm yết công khai, chưa phải báo giá.

Các con số trên dựa trên những giả định sau. Tiền ăn tại nhà máy tính theo mâm 6 người khoảng 1,2 triệu đồng, tức khoảng 200 nghìn đồng mỗi người, còn ăn ở sảnh khoảng 400 nghìn đồng mỗi khách. Nhà bạt tính 100 nghìn đồng/m², mỗi khách cần khoảng 1,3–1,5 m², đã tính cả sân khấu và lối đi. Phòng nhân sự nên nhờ bộ phận kỹ thuật đo sân trước khi hỏi giá để biết sân có đủ chỗ hay không. Các con số này chưa gồm quà, bốc thăm, trang trí và quay chụp, còn chi tiết từng hạng mục được liệt kê ở Phụ lục B.

Cả hai con số đều chưa gồm xe đưa đón. Nếu thuê sảnh, doanh nghiệp phải đưa cả 800 người đi và về, còn tiệc tối tại nhà máy vẫn có thể cần xe đưa công nhân về nhà. Vì vậy phòng nhân sự nên soạn yêu cầu giá xe để phòng mua hàng gửi cùng đợt với báo giá chính. Nếu tính VAT 10%, phương án nhà bạt khoảng 546 triệu đồng và phương án thuê sảnh khoảng 484 triệu đồng. Hóa đơn sẽ được xuất sau buổi tiệc giả sử giữa tháng 1/2027, vì vậy phòng nhân sự cần hỏi kế toán áp mức VAT nào cho hóa đơn đó.

Muốn giảm chi phí, doanh nghiệp nên bắt đầu từ khoản tốn nhiều nhất:

• Ở phương án nhà bạt, nếu thuê được nhà bạt giá 55 nghìn đồng/m² thay vì 100 nghìn đồng/m² thì chi phí mỗi người giảm khoảng 74 nghìn đồng, nên phòng mua hàng cần xin ít nhất hai báo giá nhà bạt.
• Ở phương án sảnh, nếu giá một suất ăn tăng hoặc giảm 50 nghìn đồng thì chi phí tính cho mỗi người, đã gồm dự phòng, thay đổi khoảng 55 nghìn đồng. Vì vậy thực đơn là khoản doanh nghiệp cần thương lượng đầu tiên.
• Ở phương án nhà bạt, tiền ăn 160 triệu đồng gần ngang phần nhà bạt và thảm, vì vậy phòng nhân sự cần thương lượng cả thực đơn mâm chứ không chỉ giá nhà bạt.

Tiệc 800 người cần một sảnh rất rộng, nên doanh nghiệp cần hỏi sức chứa thực tế, tính cả sân khấu và lối đi. Khi đã chọn được sảnh, doanh nghiệp nên giữ ngày ngay trong tuần gửi yêu cầu báo giá, trước thứ Tư 18/11/2026.

Dù chọn cách nào, ban tổ chức nên xin phối cảnh mặt bằng trước khi ký. FMD từng dựng phối cảnh 3D trước thi công, gồm mặt bằng, sân khấu và bàn tiệc, cho chương trình Trung thu của nhà máy điện tử nói trên. FMD cũng dựng phối cảnh 3D gồm đường chạy và sân cỏ cho hội thao của một nhà máy linh kiện ô tô. Có bản vẽ mặt bằng trong tay, ban tổ chức sẽ thấy trước vị trí sân khấu, bàn tiệc và lối đi, nhờ đó góp ý được ngay khi nhà cung cấp chưa thi công.

Tiệc tất niên ở nhà máy ba ca: sắp giờ, sắp ca, xe đưa đón

Giả sử cả 800 người đều làm theo ba ca thì không có giờ nào mọi người cùng rảnh, nên ban tổ chức phải chốt giờ tiệc cùng với lịch sản xuất. Phòng nhân sự nên lấy lịch ca dự kiến của tuần có tiệc từ trưởng từng bộ phận và hỏi rõ bộ phận nào không thể dừng chuyền.

Doanh nghiệp có ba cách xử lý. Cách thứ nhất là phòng nhân sự đổi ca cho người làm ca đêm trước ngày tiệc để họ dự trọn buổi, nếu lịch sản xuất cho phép. Cách thứ hai dành cho bộ phận không dừng chuyền được: ban tổ chức chia hai lượt ăn và nêu rõ điều này ngay trong yêu cầu báo giá để nhà cung cấp tính suất ăn, nhân sự và thời gian dọn bàn cho cả hai lượt. Cách thứ ba áp dụng khi mọi bộ phận đều dừng chuyền được: nhà máy cho nghỉ một buổi chiều để cả 800 người ngồi chung một đợt, và chương trình cũng dễ dẫn hơn. Quyết định cuối cùng thuộc về ban giám đốc, vì vậy phòng nhân sự cần trình cả ba phương án và nói rõ mỗi phương án ảnh hưởng thế nào đến sản xuất. Số người dự kiến và phương án ca nên được chốt chậm nhất thứ Hai 16/11/2026. Riêng danh sách dự tiệc theo tổ thì chốt sau, khi các bộ phận đã có lịch ca tháng 1/2027.

Với xe đưa đón, ban tổ chức nên làm theo thứ tự sau:

1. Trước ngày 16/11/2026, phòng nhân sự thống kê số người cần xe theo khu dân cư.
2. Mỗi xe có một trưởng xe cầm danh sách người đi và số điện thoại tài xế.
3. Ban tổ chức gửi giờ đón trả cho nhà xe bằng văn bản.
4. Tài xế không uống rượu bia, kể cả một ly chúc mừng, vì vậy ban tổ chức nên bố trí suất ăn riêng cho tổ lái.

Sau khi chốt địa điểm và ký với nhà xe, phòng nhân sự nên lập một bảng gồm tổ, ca, điểm đón, giờ đón và tên trưởng xe, rồi gửi phòng sản xuất xác nhận trước buổi tổng duyệt thứ Năm 14/01/2027.

Lúc tan tiệc là lúc dễ dồn ứ nhất, nên ban tổ chức cần cho từng khu ra về theo thứ tự thay vì để mọi người đứng dậy cùng lúc. Lối ra cũng nên chia làm nhiều hướng để xe không nối đuôi ở một cổng.

Chỗ dễ hỏng và câu hỏi gửi nhà cung cấp

Ban tổ chức nên có phương án cho bốn rủi ro dưới đây ngay từ khi xin báo giá, và gửi kèm các câu hỏi cho nhà cung cấp.

Phòng nhân sự nên đưa nguyên các câu hỏi trong bảng vào yêu cầu báo giá, còn phòng mua hàng gửi cho từng nhà cung cấp và yêu cầu trả lời bằng văn bản, để có căn cứ đối chiếu khi chọn đơn vị.

Ban tổ chức nên làm thêm năm việc sau:

• Trước giờ đón khách, người có chuyên môn nên kiểm tra sân khấu và nhà bạt, rồi ký xác nhận.
• Bàn, loa và phông sân khấu không được chắn lối thoát nạn. Hiện chưa tìm thấy hướng dẫn phòng cháy chữa cháy riêng cho nhà bạt dựng tạm, vì vậy ban tổ chức nên hỏi cơ quan cảnh sát phòng cháy chữa cháy địa phương về lối thoát nạn, vị trí lối ra, bình chữa cháy và đường dây điện cho nhà bạt khoảng 800 người.
• Ban tổ chức nên ghi rõ ai có quyền dừng chương trình, tắt nhạc khi có sự cố, và báo trước cho cơ sở y tế gần nhất về phương án cấp cứu.
• Phòng mua hàng nên yêu cầu các nhà thầu phụ lo âm thanh, nhà bạt và bếp ký văn bản nêu trách nhiệm của mình về an toàn trước khi đưa thiết bị vào nhà máy. Văn bản này cũng nên ghi rõ người trực an toàn được quyền dừng thi công khi thấy nguy hiểm.
• Bảo hiểm trách nhiệm công cộng cho sự kiện không bắt buộc mà do doanh nghiệp tự quyết, vì vậy phòng nhân sự cần hỏi ban giám đốc có mua hay không.

Nếu chương trình có văn nghệ thì ban tổ chức cần gửi thông báo biểu diễn theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, nộp trước ít nhất 5 ngày làm việc, tức chậm nhất thứ Sáu 08/01/2027. Phòng nhân sự nên hỏi phòng văn hóa địa phương hoặc đơn vị tổ chức để biết bên nào đứng ra nộp.

Trước khi dựng, ban tổ chức nên chụp ảnh và lập biên bản hiện trạng sân, để lúc trả mặt bằng hai bên không tranh cãi về hư hỏng. Sáng hôm sau, trước khi nhà máy vào ca, nhân viên cần rà sạch đinh vít và mảnh kim loại còn rơi trên sân.

Phòng mua hàng sẽ đòi gì

Nhà cung cấp mới phải đăng ký xong thì phòng mua hàng mới ký được hợp đồng, vì vậy phòng nhân sự nên đề nghị nhà cung cấp nộp hồ sơ ngay trong lúc trình duyệt chứ không chờ duyệt xong. Bộ hồ sơ thường gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mã số doanh nghiệp ghi trên giấy đồng thời là mã số thuế).
• Xác nhận tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân.
• Hồ sơ năng lực có dự án cùng loại.
• Hợp đồng mẫu.
• Báo giá chia hạng mục, ghi rõ đã gồm hay chưa gồm VAT.

Phòng mua hàng thường cần 2–3 báo giá cho cùng một yêu cầu. Nếu các đơn vị cùng điền bảng ở Phụ lục A thì báo giá nào cũng chia cùng hạng mục, đặt cạnh nhau là so được ngay. Nếu phải trình lên tổng giám đốc hoặc công ty mẹ, phòng nhân sự nên đính kèm bảng này.

Còn 9 tuần: bốn mốc phải xong

Tính từ ngày đăng bài 10/11/2026 đến ngày tiệc giả sử 15/01/2027 còn 9 tuần 3 ngày, trong đó có 47 ngày làm việc. Trong khoảng thời gian này, ban tổ chức nên giữ chắc bốn mốc dưới đây, còn lịch đầy đủ sẽ được đăng ở trang lịch chuẩn bị tiệc tất niên.

Nếu số người chốt chậm thì số mâm, diện tích và số xe đều phải tính lại, vì vậy mốc đầu tiên không nên lùi.

Buổi tổng duyệt nên chạy trên mặt bằng thật, có đủ micro, nhạc, màn hình, và người nhận giải nên đi thử đường lên sân khấu.

Quý doanh nghiệp có thể gửi số người và ngày dự kiến qua trang xin báo giá tiệc tất niên hoặc gọi hotline 0766 366 368.

Câu hỏi thường gặp

Tiệc tất niên 800 người tại nhà máy tốn khoảng bao nhiêu?

Theo giá niêm yết công khai năm 2026, phương án dựng nhà bạt trong sân khoảng 496 triệu đồng, tức khoảng 620 nghìn đồng mỗi người. Phương án thuê sảnh khoảng 440 triệu đồng, tức khoảng 550 nghìn đồng mỗi người. Hai mức này đã cộng 10% dự phòng nhưng chưa gồm VAT và xe đưa đón.

Nên dựng nhà bạt trong sân nhà máy hay thuê sảnh?

Nếu sân nhà máy đủ rộng và có điện ổn định, doanh nghiệp nên dựng nhà bạt để công nhân dự tiệc ngay tại nơi làm việc. Nếu sân hẹp hoặc ban giám đốc ngại mưa rét tháng 1, doanh nghiệp nên thuê sảnh và tính thêm chi phí xe đưa đón.

Nhà máy làm ba ca thì sắp xếp giờ tiệc thế nào?

Doanh nghiệp có ba cách: đổi ca cho người làm ca đêm trước ngày tiệc, chia hai lượt ăn cho bộ phận không dừng chuyền được, hoặc cho cả nhà máy nghỉ một buổi chiều khi mọi bộ phận đều dừng chuyền được. Phòng nhân sự nên trình cả ba phương án để ban giám đốc quyết định.

Doanh nghiệp nên gửi yêu cầu báo giá khi nào?

Với ngày tiệc giả sử thứ Sáu 15/01/2027, doanh nghiệp nên chốt số người và ngân sách trước thứ Hai 16/11/2026, gửi yêu cầu báo giá trước thứ Tư 18/11/2026 và ký hợp đồng trước thứ Sáu 18/12/2026.

Phụ lục A: bảng xin báo giá gửi chung cho 2–3 đơn vị

Ngoài bảng trên, mỗi đơn vị cần ghi thêm thời hạn hiệu lực của báo giá, tỷ lệ đặt cọc, thời điểm xuất hóa đơn và điều kiện đổi ngày, còn giá phải ghi rõ đã gồm hay chưa gồm VAT.

Phụ lục B: Chi tiết từng hạng mục cho 800 người

Các bảng dưới đây tính bằng triệu đồng, là mức tham khảo, chưa gồm VAT, quà, bốc thăm và xe đưa đón.

Dựng nhà bạt tại nhà máy

Thuê sảnh, chưa gồm xe