Việc đầu tiên khi tổ chức tiệc tất niên trọn gói cho 300–1.200 người là chốt số người, ngân sách và chọn dựng nhà bạt ngay trong nhà máy hay thuê sảnh. Địa điểm quyết định phần tiền lớn sẽ dồn vào nhà bạt và thảm, hay dồn vào tiền ăn và tiền xe. FMD Event, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp Hải Phòng, hoạt động từ năm 2018 và nhận tổ chức theo cả hai phương án.
FMD tổ chức tiệc tất niên trọn gói những phần nào
FMD nhận trọn gói các phần việc sau:
- Concept và kịch bản chương trình
- Phối cảnh 3D để doanh nghiệp duyệt trước khi thi công, như FMD đã dựng cho chương trình Trung thu của một nhà máy điện tử và hội thao của một nhà máy linh kiện ô tô
- Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Điều phối trong buổi tiệc
- Ảnh, video, livestream nếu doanh nghiệp cần
FMD đã tham gia tổ chức chuỗi sự kiện cuối năm 2024 cho một trung tâm mạng lưới của nhà mạng viễn thông. Khi chương trình cuối năm gồm nhiều buổi, doanh nghiệp nên giao cho một đầu mối điều phối lịch, nhân sự và thiết bị, để các buổi không chồng chéo nhau. FMD cũng đã làm chương trình Trung thu 2025 trong sân nhà máy cho công đoàn một nhà máy điện tử, gồm nhà bạt, sân khấu LED và khu vui chơi. Kinh nghiệm này sát với tiệc tất niên tại nhà máy, vì ban tổ chức cũng phải dựng nhà bạt và sân khấu trên sân trước khi bày bàn tiệc.
Phần ăn có thể do FMD đặt, hoặc do bếp ăn công ty hay nhà hàng quen của doanh nghiệp phục vụ. Doanh nghiệp nên nêu lựa chọn này ngay trong yêu cầu báo giá.
Khoảng tiền cho tiệc tất niên theo quy mô
Các mức trong bảng dưới đây là mức tham khảo từ giá niêm yết công khai, chưa phải báo giá. Bảng tính với tiền ăn 200 nghìn đồng/người tại nhà máy và 400 nghìn đồng/khách tại sảnh, đã cộng 10% dự phòng nhưng chưa gồm VAT, quà, bốc thăm và xe đưa đón.
| Quy mô | Nhà bạt tại nhà máy | Thuê sảnh (chưa gồm xe) |
|---|---|---|
| 300 người | Khoảng 208 triệu, 690 nghìn/người | Khoảng 186 triệu, 620 nghìn/người |
| 800 người | Khoảng 496 triệu, 620 nghìn/người | Khoảng 440 triệu, 550 nghìn/người |
| 1.200 người | Khoảng 739 triệu, 620 nghìn/người | Khoảng 657 triệu, 550 nghìn/người |
Nếu phòng nhân sự phải trình con số đã gồm VAT thì tiệc 800 người vào khoảng 536–546 triệu đồng với phương án nhà bạt, hoặc 476–484 triệu đồng với phương án thuê sảnh, tùy thuế suất 8% hay 10%. Vì vậy, trước khi đưa vào tờ trình, phòng nhân sự nên hỏi kế toán áp mức thuế nào.
Muốn giảm chi phí, doanh nghiệp nên bắt đầu thương lượng từ khoản tốn nhiều nhất. Với phương án dựng tại nhà máy, riêng nhà bạt và thảm đã chiếm khoảng 32–36% tổng chi. Nếu thuê được nhà bạt giá 55 nghìn/m² thay vì 100 nghìn/m² thì chi phí mỗi người giảm khoảng 74 nghìn đồng. Còn ở phương án thuê sảnh, tiền ăn chiếm khoảng 71–80% tổng chi, nên mỗi suất ăn tăng hay giảm 50 nghìn đồng thì tổng chi mỗi người cũng đổi khoảng 55 nghìn đồng.
Tiền sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, MC, ca múa và máy phát chỉ tăng nhẹ khi tiệc đông hơn, không tăng theo từng người như tiền ăn. Vì vậy, ở phương án nhà bạt, phần chi phí này tính cho mỗi người khoảng 182 nghìn đồng khi tiệc có 300 khách, nhưng chỉ còn khoảng 108 nghìn đồng khi tiệc có 800 khách.
Tiệc 1.200 người cần một sảnh rất rộng. Ban tổ chức nên hỏi trực tiếp sức chứa thực tế của từng nơi, tính cả sân khấu và lối đi, rồi giữ ngày càng sớm càng tốt.
Còn kịp không: các mốc chuẩn bị
Tiệc 500–1.000 người thường cần chuẩn bị trước khoảng 8–12 tuần. Các tiệc tất niên thường dồn vào mấy tuần trước Tết Nguyên đán. Vì vậy, nếu cần một địa điểm lớn, doanh nghiệp nên chốt ngay trong tháng 11, bởi càng giáp Tết, nhà hàng càng dễ quá tải, từ chối khách hoặc tăng giá. Tiệc làm sát Tết cũng khiến người ở xa khó sắp xếp về quê, do đó ngày tiệc hợp lý là trước Tết khoảng 2–3 tuần.
Giả sử tiệc diễn ra thứ Sáu 15/01/2027 (cách mùng 1 Tết 22 ngày) thì tính từ ngày 09/11/2026 còn 9 tuần 4 ngày, nên ban tổ chức vẫn kịp nếu không để trôi tuần nào. Nếu chọn dựng nhà bạt thì doanh nghiệp nên hẹn khảo sát mặt bằng, điện và lối đi ngay trong tuần chốt số người.
| Mốc | Ngày | Việc |
|---|---|---|
| Chốt số người, ngân sách, nhà bạt hay sảnh | Thứ Sáu 13/11/2026 | Có số người thì ban tổ chức mới tính được số mâm, diện tích và số xe |
| Ký hợp đồng | Thứ Sáu 18/12/2026 | 4 tuần trước ngày tiệc, để phòng mua hàng kịp phát hành PO |
| Chốt kịch bản, thực đơn | Thứ Sáu 25/12/2026 | 3 tuần trước ngày tiệc |
| Dựng xong, tổng duyệt | Thứ Năm 14/01/2027 | 1 ngày làm việc trước ngày tiệc |
Trước thứ Ba 17/11/2026, phòng nhân sự nên gửi cùng một yêu cầu cho 2–3 đơn vị, để các bản báo giá so được với nhau. Nếu tiệc diễn ra sớm hơn, hoặc doanh nghiệp đọc trang này muộn hơn, thì ban tổ chức nên giữ khoảng cách giữa các mốc thay vì giữ đúng ngày ghi trong bảng. Quan trọng nhất là hợp đồng phải được ký chậm nhất 4 tuần trước ngày tiệc. Lịch 8 tuần, kịch bản theo giờ và dự toán từng hạng mục sẽ có ở các trang chi tiết.
Các bước làm việc với FMD
Từ lúc gửi yêu cầu đến ngày tiệc thường có năm bước.
- Doanh nghiệp gửi yêu cầu gồm số người, ngày dự kiến, tổ chức tại nhà máy hay sảnh, ai lo phần ăn và có tiết mục biểu diễn không.
- Doanh nghiệp nhận báo giá của FMD và các đơn vị khác để so sánh.
- Doanh nghiệp duyệt nội bộ. Riêng nhà máy Nhật thường mất nhiều thời gian hơn, vì các bộ phận phải thống nhất trước rồi mới trình duyệt.
- Hai bên thống nhất concept, ký hợp đồng, rồi chốt kịch bản và thực đơn.
- Hai bên phối hợp dựng, tổng duyệt và tổ chức buổi tiệc.
Phòng mua hàng thường cần giấy đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, thư xác nhận tài khoản ngân hàng, hồ sơ năng lực, hợp đồng mẫu và báo giá chia hạng mục có VAT. Phòng mua hàng có thể đưa thông tin pháp nhân của FMD vào hồ sơ đăng ký nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Dịch vụ FMD, mã số thuế 0202173693.
Câu hỏi thường gặp
Nên dựng nhà bạt ở nhà máy hay thuê sảnh?
Theo bảng trên, phương án thuê sảnh có tổng chi thấp hơn ở cả ba quy mô, nhưng con số này chưa gồm xe đưa đón. Vì vậy, ban tổ chức nên hỏi giá xe cho đúng số người đi rồi mới so hai phương án. Dựng nhà bạt tại nhà máy thì không cần xe, đổi lại ban tổ chức phải tính thêm phương án khi trời mưa, nguồn điện và nhà vệ sinh. Vui lòng liên hệ FMD qua hotline 0766 366 368 để được hỗ trợ thông tin cụ thể và chính xác nhất.
Mức tiền trên đã gồm những gì?
Phương án nhà bạt gồm tiền ăn, bia nước, nhà bạt, thảm, bàn ghế, sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, MC, ca múa và máy phát. Phương án thuê sảnh không có nhà bạt, thảm, bàn ghế và máy phát, thay vào đó cộng thêm tiền thuê sảnh.
Chi phí tiệc có được trừ khi quyết toán thuế không?
Việc này tùy chứng từ và cách thanh toán của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên hỏi kế toán trưởng hoặc cơ quan thuế quản lý, nhất là về quy định khoản thanh toán từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản mới được trừ chi phí. Vui lòng liên hệ FMD qua hotline 0766 366 368 để được hỗ trợ thông tin cụ thể và chính xác nhất.
Tỷ lệ đặt cọc là bao nhiêu?
Tỷ lệ đặt cọc và thời điểm thanh toán phần còn lại do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Phòng mua hàng nên nêu điều khoản thanh toán mong muốn ngay trong yêu cầu báo giá, để các đơn vị báo giá theo cùng một điều kiện. Vui lòng liên hệ FMD qua hotline 0766 366 368 để được hỗ trợ thông tin cụ thể và chính xác nhất.
Tiệc có ca, múa thì có phải xin phép không?
Theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, chương trình biểu diễn nghệ thuật có thể phải thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên hỏi cơ quan văn hóa địa phương xem tiệc nội bộ có thuộc diện phải thông báo không và cần hồ sơ gì. Vui lòng liên hệ FMD qua hotline 0766 366 368 để được hỗ trợ thông tin cụ thể và chính xác nhất.
Khi đã chốt xong số người, ngân sách và địa điểm, Quý doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu báo giá tiệc tất niên hoặc gọi hotline 0766 366 368.
Lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo?
Cho FMD biết loại sự kiện, thời gian và quy mô. Chúng tôi gửi ý tưởng và báo giá trong 24 giờ.