Chi phí tổ chức tiệc tất niên theo số người: 300, 800, 1.200

Chi phí tổ chức tiệc tất niên cho nhà máy 800 người vào khoảng 440–496 triệu đồng, tức 550–620 nghìn đồng mỗi người, tùy doanh nghiệp dựng nhà bạt tại nhà máy hay thuê sảnh. Đây là mức tham khảo từ giá niêm yết công khai, chưa phải báo giá. Các mức này đã làm tròn, đã cộng 10% dự phòng nhưng chưa tính VAT, quà, bốc thăm, xe đưa đón và một số khoản khác nêu ở mục 4.

1. Mỗi quy mô tốn bao nhiêu

Với mỗi quy mô, phòng nhân sự có hai mức tổng chi để trình giám đốc, ứng với hai cách làm là dựng nhà bạt tại nhà máy hoặc thuê sảnh.

Bảng này tính với giá ăn tại nhà máy là 1,2 triệu đồng một mâm 6 người (khoảng 200 nghìn đồng/người), ăn ở sảnh khoảng 400 nghìn đồng/người và mỗi người 2 lon bia hoặc nước. Nhà bạt tính 100 nghìn đồng/m², mỗi khách cần khoảng 1,5 m². Tiệc 1.200 người cần sảnh rất rộng, nên nếu thuê sảnh, ban tổ chức cần hỏi sức chứa thực tế, tính cả sân khấu và lối đi, rồi giữ ngày càng sớm càng tốt. Cách chọn giữa hai phương án cho một nhà máy cụ thể được trình bày ở bài tổ chức tiệc tất niên công ty cho nhà máy.

Cột thuê sảnh trông rẻ hơn ở cả ba quy mô, nhưng con số này chưa tính xe đưa đón. Vì vậy phòng mua hàng nên xin giá xe cùng đợt với giá sảnh thì mới so được hai phương án. Tiệc có bia rượu thì ban tổ chức nên tính xe đưa người dự về, hoặc nhắc người dự không tự lái xe sau tiệc.

2. Vì sao tiệc đông thì mỗi người rẻ hơn

Tiền sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, MC, tiết mục và máy phát chỉ tăng khi tiệc lên hẳn một cỡ lớn hơn, và tăng chậm hơn nhiều so với số người. Vì vậy tiệc càng đông, phần chi phí này tính cho mỗi người càng nhẹ. Các số trong bảng dưới đây đã gồm dự phòng.

Phần chi này chia cho mỗi người giảm mạnh từ khoảng 182 nghìn xuống khoảng 108 nghìn khi tiệc tăng từ 300 lên 800 người, rồi chỉ còn khoảng 103 nghìn ở 1.200 người. Trong khi đó tiền ăn, bia nước và nhà bạt tính theo đầu người, nên tổng chi mỗi người chủ yếu giảm ở đoạn từ 300 lên 800 người. Còn khi tăng từ 800 lên 1.200 người, mức này gần như không đổi, vì sân khấu, âm thanh và máy phát cũng phải lớn hơn một cỡ.

3. Khoản nào lớn nhất, khoản nào chỉnh được

Nếu doanh nghiệp dựng nhà bạt thì riêng tiền nhà bạt và thảm đã chiếm khoảng 32–36% tổng chi. Nếu ban tổ chức thuê được nhà bạt với giá khoảng 55 nghìn/m² một ngày (chưa gồm VAT và vận chuyển) thay vì 100 nghìn/m², chi phí mỗi người sẽ giảm khoảng 74 nghìn.

Ảnh trên là chương trình Trung thu 2025 do FMD thực hiện cho công đoàn một nhà máy điện tử, với nhà bạt và sân khấu LED dựng ngay trong sân nhà máy. Bảng dự toán giả sử mỗi khách cần khoảng 1,3–1,5 m², vì vậy ban tổ chức nên đo sân trước khi hỏi giá để biết sân có đủ chỗ cho số người dự kiến hay không.

Còn nếu thuê sảnh, tiền ăn chiếm khoảng 71% tổng chi với tiệc 300 người và khoảng 80% với tiệc 800 hay 1.200 người. Mỗi suất ăn đắt hơn hay rẻ hơn 50 nghìn thì tổng chi mỗi người tăng hoặc giảm khoảng 55 nghìn, vì khoản dự phòng cũng thay đổi theo. Vì vậy, muốn vừa ngân sách, doanh nghiệp nên điều chỉnh đơn giá suất ăn trước rồi mới tính bớt tiết mục hay LED. Tiền sảnh có nơi tính riêng, có nơi miễn khi đặt tiệc, nên phòng mua hàng cần hỏi rõ từng nơi.

4. Những khoản chưa có trong con số

Tờ trình nên ghi riêng những khoản mà dự toán trên chưa tính:

• Xe đưa đón: khoản này bắt buộc phải tính nếu thuê sảnh, nhưng dự toán chưa ghi số vì chưa có giá công khai đáng tin ở Hải Phòng, nên phòng mua hàng cần xin giá xe trực tiếp.
• Quà và bốc thăm: khoản này nên để một dòng riêng, không gộp vào tiền tiệc.
• Thuế: tờ trình không nên tự kết luận mức VAT. Phòng nhân sự nên hỏi kế toán ba câu: mức VAT nào áp dụng cho hóa đơn nếu tiệc giả sử diễn ra giữa tháng 1/2027, khoản thanh toán từ 5 triệu đồng có phải chuyển khoản mới được tính vào chi phí không, và giải bốc thăm có phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không. Phụ lục A có sẵn mức gồm VAT 8% và 10%.
• Điều hòa và vách: dự toán chưa tính điều hòa, với giả sử tiệc diễn ra giữa tháng 1 khi trời lạnh, nhưng nhà bạt có thể phải quây kín vách, nên ban tổ chức cần hỏi thêm giá vách.
• Lắp đặt, vận chuyển nhà bạt: giá 100 nghìn/m² chưa gồm hai khoản này, nên báo giá cần tách thành dòng riêng.
• Bảo hiểm và thưởng: nếu công ty có các khoản này thì phòng nhân sự nên thêm dòng tương ứng vào tờ trình.

5. Cách đọc báo giá để so được với số này

Hai báo giá chỉ so được với nhau khi mỗi bản chia thành từng dòng có đơn vị tính và số lượng, còn phần tổng ghi riêng giá chưa VAT, mức VAT và giá sau VAT. Phòng mua hàng nên gửi cùng một bản yêu cầu (số người, mặt bằng, số mâm) cho 2–3 đơn vị rồi đối chiếu từng báo giá với Phụ lục B. Kèm theo báo giá, phòng mua hàng nên xin giấy đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế và thư xác nhận tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp. Mức đặt cọc do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng, vì vậy phòng mua hàng nên hỏi ngay từ bước báo giá để ghi rõ vào tờ trình. Vui lòng liên hệ FMD qua hotline 0766 366 368 để được hỗ trợ thông tin cụ thể và chính xác nhất.

Báo giá chỉ có một dòng "trọn gói" hoặc thiếu dòng máy phát, dự phòng thì không đối chiếu được với dự toán trên. Vì vậy phòng mua hàng nên yêu cầu nhà cung cấp tách dòng để tránh khoản phát sinh về sau.

Lịch còn lại nếu tiệc giả sử ngày 15/01/2027

Tiệc 500–1.000 người thường cần chuẩn bị trước 8–12 tuần. Giả sử tiệc diễn ra ngày 15/01/2027 thì từ ngày đăng bài còn 9 tuần 3 ngày, mới vừa chạm mức 8–12 tuần thường cần cho tiệc 500–1.000 người, nên lịch còn rất ít thời gian dư. Phòng nhân sự nên chốt số người và ngân sách chậm nhất vào thứ Hai 16/11/2026, rồi gửi yêu cầu báo giá đi chậm nhất thứ Tư 18/11/2026. Sau khi nhận báo giá, phòng mua hàng so các bản với nhau, phòng nhân sự trình duyệt nội bộ, rồi phòng mua hàng đăng ký nhà cung cấp mới để ký hợp đồng trước thứ Sáu 18/12/2026. Nhà máy vốn Nhật nên dành thêm thời gian cho bước duyệt, vì thường phải thống nhất với các bên liên quan trước rồi mới trình phiếu duyệt chính thức. Nếu chương trình có tiết mục biểu diễn nghệ thuật, doanh nghiệp có thể phải gửi thông báo tới cơ quan tiếp nhận ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày tổ chức, theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP. Phòng nhân sự nên hỏi phòng văn hóa địa phương về cơ quan tiếp nhận và mẫu thông báo đang áp dụng, rồi gửi thông báo chậm nhất thứ Sáu 08/01/2027.

Gửi số người và ngày dự kiến để tính lại

Năm 2024, FMD Event, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp Hải Phòng, đã tham gia tổ chức chuỗi sự kiện cuối năm cho một trung tâm mạng lưới của nhà mạng viễn thông. Tiệc tất niên dồn vào vài tuần trước Tết, vì vậy doanh nghiệp nên chốt địa điểm lớn ngay trong tháng 11, trước khi lịch sảnh và thiết bị kín chỗ. Khi mỗi báo giá đều chia theo hạng mục, doanh nghiệp so được các đơn vị với nhau và biết khoản nào đang làm tổng chi tăng. Quý doanh nghiệp có thể gửi số người và ngày dự kiến qua xin báo giá tiệc tất niên hoặc gọi hotline 0766 366 368 để nhận lại mức tham khảo theo đúng quy mô. Nếu cần báo giá đủ dòng theo Phụ lục B, doanh nghiệp nên gửi thêm mặt bằng và yêu cầu cụ thể về thực đơn, sân khấu, tiết mục. Các hạng mục của một chương trình trọn gói được trình bày ở trang tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại Hải Phòng.

Câu hỏi thường gặp

Tiệc tất niên 300 người tốn khoảng bao nhiêu?

Theo dự toán trong bài, phương án dựng nhà bạt tại nhà máy là 208 triệu đồng, tức 690 nghìn đồng mỗi người. Phương án thuê sảnh là 186 triệu đồng, tức 620 nghìn đồng mỗi người, chưa tính xe đưa đón. Các mức này đã cộng 10% dự phòng, còn VAT, quà và bốc thăm tính riêng.

Vì sao tiệc càng đông thì chi phí mỗi người càng thấp?

Tiền sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, MC, tiết mục và máy phát tăng chậm hơn nhiều so với số người. Với phương án nhà bạt, phần chi này tính cho mỗi người là 182 nghìn đồng ở tiệc 300 người, nhưng chỉ còn 108 nghìn đồng ở tiệc 800 người.

Muốn giảm chi phí thì nên điều chỉnh khoản nào trước?

Khi thuê sảnh, doanh nghiệp nên điều chỉnh đơn giá suất ăn trước, vì tiền ăn chiếm 71% đến 80% tổng chi. Khi dựng nhà bạt, phòng mua hàng nên xin nhiều báo giá nhà bạt, vì nhà bạt và thảm chiếm 32–36% tổng chi.

Dự toán trong bài chưa gồm những khoản nào?

Dự toán không tính xe đưa đón, quà và bốc thăm, VAT, vách quây nhà bạt, phí lắp đặt và vận chuyển nhà bạt, cùng bảo hiểm và thưởng của công ty. Phòng nhân sự nên ghi riêng từng khoản này trong tờ trình.

Phụ lục A. Bảng tổng hợp đầy đủ

Các số tính bằng triệu đồng, cùng điều kiện như đoạn mở bài.

Nếu cộng VAT 8% hoặc 10%, tổng chi như sau (đơn vị: triệu đồng, ghi theo thứ tự mức 8% rồi mức 10%):

Phụ lục B. Các dòng một báo giá phải có

Mỗi dòng cần ghi đơn vị, số lượng và đơn giá.

• Ăn: số suất hoặc số mâm, giá mỗi mâm hoặc mỗi suất, thực đơn.
• Bia, nước: số lượng mỗi người, loại đồ uống.
• Nhà bạt và thảm: diện tích m², giá mỗi m², đã gồm lắp đặt và vận chuyển chưa. Nếu thuê sảnh thì thay bằng tiền sảnh và ghi rõ có được miễn khi đặt tiệc hay không.
• Bàn ghế: số bộ, giá mỗi bộ.
• Sân khấu: diện tích m², giá mỗi m².
• Màn LED: diện tích m², giá mỗi m² mỗi ngày.
• Âm thanh: cấu hình, số loa.
• Ánh sáng: cấu hình, số đèn.
• MC: số người, ngôn ngữ.
• Tiết mục ca, múa: số tiết mục, số người, trang phục.
• Máy phát điện: số máy, công suất, nhiên liệu.
• Dự phòng: tỷ lệ phần trăm và điều kiện sử dụng.
• VAT: giá chưa VAT, mức VAT áp dụng và giá sau VAT, ghi riêng ba con số.
• Xe đưa đón: số xe, số chuyến, giá mỗi chuyến, cùng đợt với báo giá sảnh.