Lịch chuẩn bị tiệc tất niên 8 tuần: 10 mốc có ngày cụ thể

Lịch chuẩn bị tiệc tất niên dưới đây có 10 mốc, trong đó chỉ mốc nghiệm thu nằm sau ngày tiệc, còn lại đều rơi vào 8 tuần trước đó. Giả sử tiệc diễn ra thứ Sáu 15/01/2027 thì tính từ 10/11/2026 còn 9 tuần 3 ngày, gồm 47 ngày làm việc. Tiệc 500 đến 1.000 người thường cần chuẩn bị khoảng 8–12 tuần (mức tham khảo, chưa phải quy định), nên lịch này nằm ở mức thấp của khoảng tham khảo và còn rất ít chỗ cho mốc trễ.

Nếu tiệc rơi vào ngày khác thì ban tổ chức giữ nguyên số tuần giữa các mốc và tính lùi từ ngày tiệc.

Lịch chuẩn bị tiệc tất niên: hai chặng đến mốc chốt kịch bản

Bảng đầy đủ các cột nằm ở Phụ lục A, còn các việc của tuần cuối được tách thành mục riêng bên dưới.

Chặng 1, từ 20/11 đến 04/12: có con số và có báo giá. Thứ Sáu 20/11, chuyên viên nhân sự cùng trưởng phòng chốt số người dự kiến và trần ngân sách. Trần ngân sách chỉ dùng trong nội bộ để lọc báo giá khi nhận về, không ghi vào yêu cầu gửi các đơn vị. Trước khi gửi yêu cầu, chuyên viên nhân sự nên xin phòng mua hàng danh sách giấy tờ cho nhà cung cấp mới, đồng thời hỏi điều khoản và hạn thanh toán để đưa vào yêu cầu. Thứ Sáu 27/11, chuyên viên nhân sự gửi yêu cầu báo giá cho 2–3 đơn vị để kịp nhận đủ vào thứ Sáu 04/12.

Chặng 2, từ 11/12 đến 25/12: duyệt, ký, chốt nội dung. Thứ Sáu 11/12, trưởng phòng nhân sự hoặc GA nộp tờ trình chọn đơn vị lên cấp duyệt, thường là Tổng giám đốc, tùy mức tiền và quy định của từng nhà máy. Thứ Sáu 18/12, phòng mua hàng ký hợp đồng, rồi đến thứ Sáu 25/12 chuyên viên nhân sự chốt kịch bản và thực đơn với đơn vị tổ chức.

Bốn mốc không được trễ

Bốn mốc trong bảng dưới đây phải đi nối tiếp nhau: có số người mới xin được báo giá, có báo giá mới trình duyệt, được duyệt và đăng ký xong nhà cung cấp thì mới ký được hợp đồng. Trễ một mốc thì các mốc sau đều lùi theo, còn các việc khác trong lịch có thể làm song song.

Ngay khi chọn được đơn vị dự kiến sau 04/12, phòng mua hàng nên làm thủ tục đăng ký nhà cung cấp mới song song với việc trình duyệt, vì đến 18/12 đã phải ký hợp đồng. Danh sách giấy tờ cần có nằm ở Phụ lục B. Khoảng từ 11/12 đến 18/12 chỉ đủ khi cấp duyệt xét nhanh và việc đăng ký nhà cung cấp chạy song song. Nếu nhà máy thường duyệt chậm, phòng nhân sự nên nộp tờ trình ngay khi đủ báo giá, không chờ đến 11/12. Ban tổ chức cũng nên báo trước với các đơn vị rằng ngày ký có thể lùi.

Báo giá chỉ so được với nhau khi cả 2–3 đơn vị cùng nhận một yêu cầu có đủ các nội dung sau:

• Ngày tổ chức, giờ bắt đầu, địa điểm (nhà máy hay sảnh) và số người dự kiến.
• Báo giá chia theo hạng mục: địa điểm hoặc nhà bạt, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, ăn uống, MC, văn nghệ, xe đưa đón.
• Giá trước thuế và dòng VAT ghi tách riêng.
• Tỷ lệ đặt cọc, thời điểm thanh toán phần còn lại, hạn xuất hóa đơn.
• Thời gian đơn vị cần để nộp đủ giấy tờ đăng ký nhà cung cấp mới (Phụ lục B).
• Nếu chương trình có văn nghệ thì bên nào nộp thông báo biểu diễn, đơn vị tổ chức hay phía nhà máy.

Việc làm song song để đỡ dồn

Ban tổ chức nên dùng ba khoảng chờ trong lịch cho những việc không phụ thuộc vào đơn vị được chọn.

• Tuần chờ báo giá (27/11 đến 04/12): Chuyên viên nhân sự soạn khung chương trình sơ bộ, hỏi các tổ xem ai muốn biểu diễn.
• Tuần chờ duyệt (sau khi trình 11/12, đến khi ký 18/12): Phòng nhân sự nên hỏi trước kế toán về hóa đơn, hình thức thanh toán và những hồ sơ cần lưu.
• Từ khi ký đến 25/12: Chuyên viên nhân sự soạn thực đơn và kịch bản theo giờ cùng đơn vị tổ chức, đồng thời chốt mặt bằng, chỗ để xe và lối ra vào.

Ban tổ chức nên duyệt mặt bằng trên bản vẽ chứ không chỉ thống nhất bằng lời. FMD Event, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp Hải Phòng, đã dựng 7 phối cảnh 3D gồm mặt bằng, sân khấu và bàn tiệc trước khi thi công chương trình Trung thu 2025 mà công đoàn một nhà máy điện tử tổ chức trong sân nhà máy. Ảnh dưới là phối cảnh 3D hội thao mà FMD dựng trước khi thi công cho một nhà máy linh kiện ô tô.

Tuần cuối: chốt số suất, thông báo văn nghệ, tổng duyệt

Tuần cuối có ba mốc không xê dịch được.

Theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, thông báo biểu diễn phải nộp trước ít nhất 5 ngày làm việc, tức hạn chót là 08/01/2027. Ban tổ chức nên hỏi phòng văn hóa địa phương hoặc đơn vị tổ chức xem bên nào chịu trách nhiệm nộp, để không xảy ra chuyện mỗi bên lại tưởng bên kia đã nộp.

Phòng nhân sự cần nhận đủ danh sách đăng ký của các tổ trước 12/01 để chốt số suất, và nên báo các tổ từ sớm vì công nhân làm ca cần thời gian xin đổi ca.

Trong buổi tổng duyệt 14/01, ban tổ chức cần chạy thử đủ micro, màn hình, nhạc nền và đường đi của người nhận thưởng, vì lỗi nào phát hiện hôm đó cũng phải sửa xong trước giờ tiệc hôm sau. Nếu tiệc làm trong sân nhà máy, ban tổ chức nên lập biên bản kèm ảnh chụp hiện trạng sân trước khi đơn vị tổ chức bắt đầu dựng.

Sau tiệc: nghiệm thu, hóa đơn, thanh toán

Mốc nghiệm thu và nhận hóa đơn là thứ Sáu 22/01/2027, tức 5 ngày làm việc sau tiệc. Ban tổ chức nên xong việc nghiệm thu và nhận hóa đơn trước khi nhà máy nghỉ Tết, vì mùng 1 Tết là thứ Bảy 06/02/2027 mà nhà máy FDI thường có lịch nghỉ Tết riêng, dài hơn khu vực nhà nước.

Chuyên viên nhân sự nên đối chiếu từng hạng mục trong báo giá với thực tế rồi mới ký biên bản nghiệm thu. Phòng mua hàng thường cần biên bản này cùng hóa đơn để chuyển hồ sơ thanh toán, còn bộ hồ sơ cụ thể và hạn thanh toán thì chuyên viên nhân sự nên hỏi lại phòng mua hàng và kế toán. Khi đơn vị tổ chức tháo dỡ và trả mặt bằng, ban tổ chức đối chiếu lại với biên bản và ảnh chụp hiện trạng đã lập trước khi dựng. Sau tiệc, ban tổ chức nên họp rút kinh nghiệm ngắn và ghi lại những việc cần đổi để năm sau dùng.

Gửi số người và ngày dự kiến để nhận báo giá

Khi cần một đơn vị lo trọn gói từ địa điểm, sân khấu đến văn nghệ, doanh nghiệp có thể xem thêm trang tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại Hải Phòng. Ngay trong tuần này, Quý doanh nghiệp nên chốt số người và trần ngân sách, rồi giữ trần ngân sách trong nội bộ. Chuyên viên nhân sự gửi cùng một yêu cầu gồm số người, ngày dự kiến, địa điểm và các hạng mục cần báo giá cho 2–3 đơn vị theo hướng dẫn của phòng mua hàng. Yêu cầu này có thể gửi qua xin báo giá tiệc tất niên hoặc qua hotline 0766 366 368.

Câu hỏi thường gặp

Tiệc tất niên nên bắt đầu chuẩn bị từ bao giờ?

Với tiệc 500 đến 1.000 người, lịch trong bài bắt đầu 8 tuần trước ngày tiệc. Tiệc thứ Sáu 15/01/2027 thì mốc đầu tiên là thứ Sáu 20/11/2026: chốt số người và trần ngân sách.

Mốc nào trong lịch chuẩn bị không được trễ?

Bốn mốc phải đi nối tiếp nhau: chốt số người 20/11, nhận đủ báo giá 04/12, trình duyệt 11/12 và ký hợp đồng 18/12. Trễ một mốc thì các mốc sau đều lùi theo.

Hạn nộp thông báo biểu diễn văn nghệ là ngày nào?

Theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, thông báo phải nộp ít nhất 5 ngày làm việc trước ngày tổ chức. Với tiệc 15/01/2027, hạn chót là thứ Sáu 08/01/2027.

Sau tiệc cần làm gì để thanh toán trước Tết?

Chuyên viên nhân sự đối chiếu từng hạng mục với báo giá, ký biên bản nghiệm thu và nhận hóa đơn trước thứ Sáu 22/01/2027. Phòng mua hàng dùng biên bản và hóa đơn này để làm hồ sơ thanh toán trước kỳ nghỉ Tết.

Phụ lục A. Lịch đủ cột

Lịch dưới đây tính theo ngày tiệc giả sử là thứ Sáu 15/01/2027.

Phụ lục B. Giấy tờ phòng mua hàng thường cần

Phòng nhân sự nên xin phòng mua hàng danh sách này trước 27/11 và gửi kèm yêu cầu báo giá cho các đơn vị dự kiến.

• Giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Thư xác nhận tài khoản ngân hàng.
• Hồ sơ năng lực.
• Hợp đồng mẫu.
• Báo giá chia hạng mục, dòng VAT tách riêng.